Etre manager pour la première fois : conseils pour se rassurer


Mon premier poste de manager : guide pratique – Résumé

Le livre de Loren Belker ne prétend pas vous former au management mais vous faire profiter de l’expérience de ceux qui vous ont précédé dans ce rôle : « Presque tous les problèmes que vous allez rencontrer en tant que jeune manager vous sembleront nouveaux mais bien d’autres personnes les ont déjà vécus », explique l’auteur.

Des débuts à la gestion de problématiques complexes de management, ce livre rassurera tous ceux qui sont managers pour la première fois ! Conseils concrets pour faire face aux challenges d’un manager et aux situations difficiles, réflexion autour des erreurs fréquentes, ce livre est une aide précieuse pour réfléchir à ses décisions et à ses objectifs !


Auteur.
Taille du livre286 pages.
Note – ★★★★☆
Mon premier poste de manager, Loren Belker

Alors comme ça, vous allez manager des gens ?

Ce n’est pas fait pour tout le monde – On peut être excellent dans son travail, ça ne veut pas dire pour autant qu’on sera un bon manager. Pour le devenir, il faut apprendre à compter sur son équipe et pas seulement sur soi-même.

Un défaut fréquent : être « omnipotent » – C’est ce manager qui ne sait pas déléguer et qui est persuadé qu’on n’est jamais mieux servi que par soi-même. Il ne sait pas déconnecter et ne confie pas de responsabilités à son équipe.

Les débuts

Les réactions autour de vous peuvent être variées : au-delà des gens qui vous féliciteront, il y aura peut-être aussi des jaloux, des lèche-bottes, des gens qui chercheront à vous tester et d’autres qui resteront en posture d’observation.

Quelques bons principes à retenir pour manager une équipe :

  • Ne mettez pas de changements en place tout de suite, même si le manager qui vous précède était mauvais. Il faut laisser le temps à l’équipe de vous connaître.
  • Communiquez avec votre équipe sans être autoritaire. Si vous êtes autoritaire tout le temps, le jour où vous aurez vraiment besoin de donner un ordre à l’équipe dans une situation périlleuse, elle y prêtera peu attention.
  • Faites connaissance avec chacun : prenez le temps de passer un moment avec chaque personne que vous managez pour mieux comprendre ses ambitions, ses difficultés, etc.
  • Ne faites pas de différences entre vos amis et les autres.
  • Minimisez votre mauvaise humeur : vous n’êtes pas un robot et êtes donc parfois de mauvaise humeur. Ne cherchez pas à le cacher à tout prix mais plutôt à éviter que ça n’impacte trop votre travail.

Instaurer une relation de confiance

Les compliments se font en public, les critiques en privé. Complimenter l’équipe est important car ça montre qu’il est possible de vous satisfaire. Un manager jamais content est une source de pression pour ses subordonnés !

Si quelqu’un fait une erreur, ne le mettez jamais en cause personnellement mais essayez plutôt de comprendre avec lui comment l’erreur a pu survenir et comment éviter de la reproduire.

Il faut aussi savoir écouter. C’est comme ça qu’on apprend et qu’on évite de passer pour un je-sais-tout. Il faut aussi savoir arrêter une conversation : par exemple, par une petite phrase comme « je vais y réfléchir et je reviens vers toi » ou une attitude (tourner sa chaise sur le côté comme si on allait se lever, prendre un document).

Le rôle du jeune manager

Manager une équipe, c’est assumer beaucoup de rôles en même temps. Le manager a 6 responsabilités :

  • Embaucher
  • Communiquer (la vision de l’entreprise, ce qui se passe dans l’équipe)
  • Planifier (le travail à faire pour atteindre les objectifs)
  • Organiser (répartir la charge de travail, évaluer le temps nécessaire)
  • Former (évaluer les compétences de chacun et programmer des formations pour combler les lacunes)
  • Suivre (s’assurer que le travail est fait dans les délais).

Le plus grand risque est de vouloir mettre son nez partout. Oui, le manager peut garder des tâches opérationnelles ; oui, il peut se retrousser les manches pour aider son équipe en période de rush ; mais non, il ne doit pas faire que ça.

Le manager et ses propres supérieurs hiérarchiques

La relation avec son supérieur hiérarchique est l’occasion d’obtenir des conseils, d’évoquer les projets en cours, les éventuels problèmes. Pour une collaboration harmonieuse, mieux vaut identifier le style de son manager :

  • Le monopolisateur : très organisé, il prend des décisions vite et s’y tient. Face à lui, il faut venir en ayant des faits sous la main.
  • Le méthodique : il prend le temps de rassembler les informations avant de prendre une décision et cherche à être juste. Face à lui, il faut être patient.
  • Le motivateur : charismatique, il s’entend bien avec tout le monde, est créatif, a plein d’idées mais parfois du mal à aller au bout de leur réalisation. Face à lui, il ne faut pas hésiter à faire la conversation car il a besoin de ça pour être efficace.
  • Le sociable : il est patient, compréhensif, humain… mais a tendance à fuir le conflit et les problèmes et n’aime pas le changement. Face à lui, on peut insister sur la notion d’esprit d’équipe.

Un principe de base : on doit travailler dans la même direction que l’entreprise elle-même, même si l’on désapprouve certains choix de la direction.

Une femme manager

Trouver son propre style de management

C’est trouver un juste équilibre entre le contrôle et l’encouragement. Certaines personnes ont besoin de l’un et de l’autre dans des proportions différentes… et ça peut aussi varier d’un projet à l’autre.

Comment se construit l’esprit d’équipe ?

Deux principes à retenir :

  • Vos employés peuvent en savoir plus que vous, ce n’est pas grave.
  • On prend de meilleures décisions en groupe que tout seul en règle générale.

L’esprit d’équipe passe par une communication ouverte et libre, le fait d’avoir confiance en la capacité de chacun à prendre les bonnes décisions (même si, en tant que manager, on fixe les contraintes comme le temps et le budget), définir des rôles et responsabilités clairs, se positionner en leader (souligner le positif plus que le négatif, encourager chacun à s’exprimer, etc). Enfin, il faut donner à l’équipe et à chacun de ses membres un système d’évaluation et de récompenses.

Partie 2 – S’attaquer à ses nouvelles fonctions

En tant que manager, vous allez être amené à gérer toutes sortes de situations… Petit tour d’horizon.

Les employés qui posent problème

Un « problème » peut avoir plein de causes : un manque de formation, un poste inadapté, un employé qui vit de grosses difficultés personnelles qui ont un impact sur son travail… Sans parler de tous les profils d’employés difficiles à gérer : celui qui s’attribue le mérite du travail des autres, celui qui refuse toute mission non inscrite dans son profil de poste, celui qui est toujours en désaccord avec tout le monde ou qui se plaint tout le temps.

Dans un premier temps, il est important d’essayer de discuter directement avec l’employé en lui expliquant ce qui pose problème et pourquoi… en ayant en tête des exemples précis. On peut tout à fait orienter la personne vers un autre interlocuteur (médecine du travail, RH, etc) si c’est nécessaire car un manager ne peut pas toujours résoudre tous les problèmes.

Embaucher

Au-delà de l’expérience, de la qualification ou d’une formation précise, pensez à vous intéresser à l’attitude de la personne que vous recrutez. L’entretien d’embauche permet aussi de la cerner.

On le commence en général par des questions qui mettent le candidat à l’aise, on peut parler de l’entreprise ou de l’ambiance. Ensuite, on invite le candidat à parler, à poser des questions. On évite à tout prix la confrontation, on privilégie les questions qui renseignent sur le comportement du candidat, par exemple « Qu’est-ce vous avez aimé dans votre dernier poste ? Chez votre dernier manager ? » Votre rôle de manager n’est pas de juger mais de trouver une adéquation entre la personne et le poste.

On cherche un candidat qui ne va pas dire du mal ou poser des questions sur les horaires et les avantages offerts par l’entreprise. Bien sûr que ce sont des choses importantes mais l’entretien d’embauche n’est pas là pour ça : il est axé sur la performance, les envies d’évolution de carrière, etc. Le candidat aura tout le temps de poser les questions plus « pratiques » si on lui propose le poste.

C’est ensuite aux RH que revient le rôle d’annoncer les réponses (les mauvaises nouvelles comme la bonne). On peut tout à fait intervenir dans un second temps pour expliquer au candidat choisi ce qu’on a apprécié dans son attitude. Ca peut même être un levier psychologique car la personne essaiera de se conformer à l’image qu’on a d’elle pour ne pas décevoir.

On devra ensuite s’assurer que le nouveau venu soit formé par quelqu’un de compétent et motivé et mettre en place un suivi pour détecter les éventuelles erreurs rapidement et aider l’employé à gagner en autonomie.

Le cas des résistances et de la discipline

Pour limiter les résistances au sein d’une équipe, impliquez-la dans les changements et décisions importantes. En tant que manager, on doit aussi montrer l’exemple : si l’entreprise fait un changement que l’on désapprouve, on peut être sincère avec son équipe mais malgré tout, on doit aller dans le sens de l’entreprise.

En cas de problème, les remontrances se font en privé et sans humiliation. Ça doit être une vraie conversation. On doit, au cours de la discussion, être précis, fixer une deadline pour résoudre le problème, s’abstenir de donner des primes ou une augmentation de salaire pour que le mécontentement soit clair. Il est aussi important de garder une trace de l’échange, en cas de licenciement futur, en écrivant un mémo après la discussion.

Licencier

Ça ne doit arriver que lorsque tout le reste a été tenté (formation, reclassement, recadrage, etc). Il ne faut jamais virer quelqu’un sur un coup de tête ou sous l’effet de la colère. On doit toujours pouvoir justifier la décision et il est primordial de rester très humain.

Et puis, pour clôturer cette partie, ne négligeons pas l’intérêt de connaître la loi sur des sujets comme le harcèlement, le handicap, etc.

Partie 3 – Travailler avec des gens et bâtir des relations

Pour qu’une équipe fonctionne bien, il est primordial de ne pas lui cacher des choses. Si vous le faites, votre équipe se les imaginera et agira parfois en conséquence, avec les risques que cela comporte. Dans une entreprise, on a en réalité peu de choses à cacher et la plupart du temps, c’est juste une question de temps avant de les dévoiler.

Vos relations avec les RH

Le service RH peut vous aider sur beaucoup de sujets que vous maîtrisez encore mal : le recrutement, la formation, l’évaluation des employés. Familiarisez-vous avec les RH pour comprendre en quoi elles peuvent vous épauler.

Sur un recrutement, elles assurent souvent les premières phases de sélection avant de vous laisser décider si le candidat convient. Pour les promotions et la formation, les RH peuvent avoir accès à des informations que vous n’avez pas, faire l’interface avec d’autres services de l’entreprise, vous conseiller sur des problèmes de management mais aussi vous guider vers des formations pour perfectionner vos compétences managériales.

La motivation

Motiver les gens, c’est les amener à faire quelque chose de leur plein gré et non parce qu’ils sont obligés de le faire. Parmi les qualités d’un manager, il y a celle de savoir identifier ce qui motive chaque employé (une bonne discussion est souvent la plus efficace !). Ça peut être très différent d’une personne à l’autre : certains sont motivés par l’idée d’une promotion, d’autres par l’argent, la fierté, etc.

« Les employés veulent être compris. Ils veulent se sentir importants en tant que personnes, pas non comme des pions nécessaires pour que le travail soit fait », écrit l’auteur dans « Mon premier poste de manager ». Comprendre et valoriser son équipe est donc le signe d’un bon management.

Equipe motivée et soudée

Les différences de génération

La situation la plus difficile pour un jeune manager est de superviser des gens plus vieux que lui. Le fait est qu’un jeune manager n’est pas perçu pareil qu’un manager plus âgé : par exemple, s’il prend une décision vite, on dira de lui qu’il est impétueux… alors que chez un manager plus vieux, on dira au contraire qu’il est sûr de lui. Il faut donc éviter d’apporter des changements trop rapides ou de faire semblant de connaître une réponse qu’on ne connaît pas.

Partie 4 – Les tâches de management et d’organisation

Rédiger une offre d’emploi

L’offre d’emploi doit préciser trois aspects :

  • Ce que la personne doit faire – Vous évoquez ici les compétences et connaissances nécessaires pour être efficace.
  • Le comportement à adopter – Ce sont les qualités utiles pour le poste (exemple : être créatif, avoir le souci du détail).
  • Les compétences interpersonnelles – C’est la dimension plus « humaine » du poste : par exemple, il exige de savoir travailler en équipe.

Vous pouvez rédiger l’offre d’emploi aux côtés de l’employé que vous devez remplacer et ce sont en général les RH qui fixent la fourchette de salaire correspondant au descriptif.

Les évaluations

Avoir un système d’évaluation est important, pour l’employé mais aussi pour l’entreprise si elle est amenée à le licencier car ça donnera une idée des performances et éventuels problèmes. L’entretien annuel et l’évaluation qui en résulte ne doit pas être une surprise pour l’employé si la communication a été régulière.

Pour pouvoir évaluer correctement son équipe, le manager doit avant tout avoir fixé des objectifs ; avoir mis en place des formations si nécessaire pour aider les employés à réussir ; commenter régulièrement le travail accompli tout au long de l’année ; préparer l’entretien d’évaluation, le réaliser et faire un retour précis à l’employé.

La phase de préparation est importante qu’il s’agisse d’un employé posant problème ou pas. C’est l’occasion pour l’employé d’exprimer ce qu’il ressent et n’a pas forcément l’occasion d’exprimer le reste du temps… et il doit sentir qu’il est libre de le faire avec vous sans être jugé pour ça.

On peut baser son évaluation sur la productivité de l’employé, la qualité de son travail, son sens de l’initiative, son attitude individuellement et avec le reste de l’équipe, sa capacité à apprendre, sa ponctualité… Pour chaque aspect, on évaluer la performance sur une échelle en évitant les commentaires comme « moyen » qui n’incitent pas la personne à s’améliorer.

L’entretien lui-même doit être une vraie discussion sans interruption, où l’on écoute l’employé, où l’on justifie ses remarques par des faits voire par des documents. On peut tout à fait demander à la personne de s’auto-évaluer avant puis comparer ce qu’elle pense avec nos propres constatations pour nourrir les échanges.

Ces choses dont le manager doit se méfier

L’effet de halo et son contraire – Quand un employé est bon, on a tendance à placer autour de lui une sorte de « halo » protecteur qui nous amène à le juger positivement, au risque de nous faire minimiser ses erreurs. Quand un employé fait une erreur, on va au contraire l’entourer d’un halo négatif qui peut nous empêcher de percevoir ses réussites à leur juste valeur.

L’effet de récence – On a tendance à se rappeler des choses survenues les plus récemment… et beaucoup d’employés mettent les bouchées doubles au travail quand les évaluations approchent, d’où l’intérêt d’avoir un système d’évaluation régulier durant l’année.

La tendance centrale et la sévérité – Quand on évalue les gens, on a souvent tendance à ne pas utiliser les notes « extrêmes »… et notamment à ne pas dire que quelqu’un a été excellent parce qu’on pense qu’on poussera ainsi la personne à s’améliorer. C’est un tort.

Un manager en discussion

La gestion des salaires

Chaque poste correspond à une fourchette de salaire en fonction de l’expérience de la personne, de ses compétences mais aussi de la « valeur du poste » pour l’entreprise. Il y a donc une limite supérieure à cette fourchette. On ne peut pas, par exemple, payer un assistant plus cher que le directeur d’un service, au motif qu’il est performant et qu’il a de l’ancienneté. Une personne qui a atteint ce salaire maximum ne pourra donc plus avoir d’augmentation à moins de changer de poste. Ça doit être clair pour l’employé.

Il faut aussi respecter une certaine équité entre les salaires, une logique entre la valeur du poste dans la hiérarchie et le salaire attribué. Aussi difficile cela puisse-t-il paraître, le salaire doit reposer sur un mérite et un poste et non sur des critères humains (exemple : il a besoin d’une augmentation parce qu’il vient d’avoir un autre enfant).

Partie 5 – S’améliorer et se développer

Un bon manager doit avoir une vraie intelligence émotionnelle, c’est-à-dire une aptitude à comprendre et gérer non seulement ses propres émotions mais aussi celles des autres. Il doit savoir choisir les bons mots pour les exprimer, motiver les gens, faire face au stress et aider son équipe à gérer les tensions…

L’image de soi

Il faut travailler sur l’image de soi. Il y a en psychologie un concept intitulé « prophétie auto-réalisatrice » contre lequel il faut lutter : on a tendance à traiter les gens en fonction de ce que l’on nous a dit sur eux ou de ce que l’on imagine d’eux.

Il y a plein de méthodes pour améliorer l’estime de soi, par exemple :

  • La visualisation – Visualiser quelque chose de positif qui compte pour nous (un succès, etc). Le cerveau mémorise ainsi ces images et elles deviennent partie intégrante de notre perception de nous-mêmes.
  • Le gagnant-gagnant – Faire des compliments et aider les autres à réussir, pour avoir le sentiment de contribuer à quelque chose de positif.
  • La pensée positive – On s’adresserait en moyenne 1000 remarques par jour ! Le but du jeu est de faire en sorte qu’on s’adresse surtout des remarques positives, par exemple « Je suis capable de gérer ça ».

Les erreurs

On fait tous des erreurs et en tant que manager, nous devons apprendre à les assumer et à les reconnaître. Il faut aussi savoir prendre conscience de ses défauts car c’est grâce à ça qu’on peut travailler à les corriger.

D’autres voies d’amélioration

L’auteur évoque bien d’autres manières de s’améliorer : tendre au maximum vers l’objectivité même si l’on sait qu’on ne peut jamais être totalement objectif, avoir confiance en nos choix, savoir adapter son mode de prise de décision à la situation (par exemple, une décision collégiale quand c’est possible et une décision « en solo » quand l’urgence l’exige).

Et puis « Mon premier poste de manager » évoque aussi un sujet tabou en entreprise : les jeux de pouvoir et le côté « politique » d’un emploi où il faut souvent manœuvrer habilement pour se faire une place et faire savoir à sa hiérarchie que l’on travaille bien. Loren Belker donne ici des conseils avisés pour entrer dans ce jeu sans écraser tout le monde sur son passage. L’auteur rappelle aussi que la promotion n’est pas souhaitée par tout le monde. Certaines personnes sont très bien au niveau hiérarchique où elles se trouvent et pas question de le leur reprocher !

Apprendre à gérer son temps

En tant que manager, vous aurez parfois l’impression à la fin d’une journée de ne pas avoir fait 1/3 de ce que vous vouliez faire. Ca arrive à tout le monde d’avoir des journées peu productives mais si c’est récurrent, vous avez peut-être un problème de gestion du temps. Plusieurs méthodes peuvent vous aider :

  • Diviser une tâche en plusieurs micro-tâches.
  • Faire une to do list quotidienne avec les choses à faire durant la journée, classées en fonction des périodes où vous êtes le plus efficace.
  • Se réserver un moment au calme pour réfléchir.
  • Se fixer des deadlines précises.
  • Savoir distinguer les urgences et ce qui est simplement « important ».
  • Ne planifier que 70% de la journée, laisser les 30% restants pour les imprévus et les interruptions.

Gestion du temps

Savoir déléguer

Déléguer n’est pas la même chose que se décharger d’un surcroît de travail. C’est confier à quelqu’un des missions qui vont accroître sa motivation et lui permettre d’acquérir de nouvelles compétences. C’est, en tant que manager, se donner plus de temps pour des tâches de management. Déléguer est difficile car on a peur de passer pour un fainéant ou un incompétent.

On ne doit jamais déléguer les tâches managériales mais pour les autres, on peut les confier à un subordonné à condition de bien lui expliquer ce qu’il doit faire et de mettre en place un système d’évaluation des performances.

Les réunions

Une réunion doit toujours impliquer une réflexion sur le rapport coût/bénéfices. Ce que coûte le fait d’interrompre le travail pendant une heure ou deux est-il raisonnable par rapport aux bénéfices qu’on va retirer de la réunion. Pour qu’une réunion soit productive, on prévient les participants quelques jours avant en leur donnant les thèmes qui seront évoqués, en nommant si besoin est des contributeurs pour chaque partie. On commence à l’heure et on évoque en premier les sujets les plus importants. Il ne faut pas hésiter à fixer des règles au début d’une réunion (prise de parole, durée des interventions, etc).

Intervenir en public

C’est une aptitude à laquelle on devrait se préparer bien avant qu’une occasion concrète d’intervenir en public se présente car c’est la plus grande peur de nombreux managers. Il existe du coaching ou des formations pour apprendre à s’exprimer en public.

Ensuite, une présentation en public se prépare : on doit pouvoir en décrire l’objectif en une phrase puis définir le plan : une introduction qui explique de quoi on va parler, en parler puis rappeler de quoi on a parlé ! Il faut ce faisant penser à la cible à qui l’on va s’adresser : est-elle experte ?

Partie 6 – Vers l’épanouissement…

Un manager ne peut pas éviter le stress, il doit donc apprendre à le gérer en « convertissant la peur d’une situation stressante en challenge » : gérer les points les plus urgents, ne pas prendre de décision impulsive.

Et puis, il faut apprendre à relativiser : même si le travail représente une part importante de notre vie, ça ne fait pas tout et c’est important d’apprendre à laisser le travail derrière soi pour mener une vie épanouie à côté.

Voilà, nous arrivons au terme de cette synthèse ! Je ne peux que vous recommander de lire « Mon premier poste de manager : guide pratique » car c’est un livre qui regorge de bons conseils.


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